Myynnin henkilörekisterin tietosuojaseloste ja informointiasiakirja

1. Rekisterinpitäjä

Eckes-Granini Finland Oy Ab
y-tunnus: 1592088-9
Pansiontie 47 b
20101 Turku

2. Tietosuojavastaava

Eckes-Granini Finland Oy Ab on osa Eckes-Granini Group GmbH -konsernia. Konserniyhtiöiden yhteinen tietosuojavastaava:
Stephan Schmidt
(yksityisyys@eckes-granini.com)

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nina Lindén
(nina.linden@eckes-granini.com)

4. Rekisterin nimi

Eckes-Granini Finland Oy Ab:n myynnin henkilörekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Myynnin henkilörekisteriin kerättävien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Eckes-Granini Finland Oy:n sopimusvelvoitteiden ja lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, asiakastapahtumien järjestäminen ja asiakasviestintä.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan 1a) kohdan mukainen rekisteröidyn suostumus ja/tai 1b) kohdan mukainen sopimuksen täytäntöönpaneminen. Lisäksi käsittelyn perusteena on 1f) kohdan mukainen rekisterinpitäjän oikeutettu etu siltä osin kuin henkilötietoja käytetään asiakasviestinnässä. Rekisterinpitäjällä on lainmukainen, perusteltu intressi tiedottaa asiakkaille toiminnastaan ja tuotteistaan.

Eckes-Granini Finland Oy käyttää verkkosivuillaan myös evästeitä (cookies) edellyttäen, että hyväksyt ponnahdusikkunassa erikseen niiden käytön. Verkkosivujen käytön kannalta välttämättömiä evästeitä voidaan kuitenkin käyttää ilman suostumustasi. Evästeiden tarkoituksena on parantaa verkkosivuston käyttäjäkokemusta ja mahdollistaa palveluiden käyttöä. Lisäksi joitakin evästeitä voidaan käyttää verkkosivuston käytön analysoimiseen ja seurantaan palveluiden kehittämiseksi. Voit ponnahdusikkunassa myös kieltäytyä evästeiden käytöstä (välttämättömiä evästeitä lukuun ottamatta). Tarkempaa tietoa evästeistä saat rekisterinpitäjän verkkosivuilta.

Rekisteröitävien henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen vaatimus, mutta se voi olla sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus.

Rekisteröityjä tietoja voidaan käyttää asiakasmarkkinointiin, mikäli rekisteröity ei ole tätä kieltänyt. Kerättyjä tietoja ei kuitenkaan käytetä automaattisen tietojenkäsittelyn avulla tehtävään päätöksentekoon, eikä profilointiin.

6. Rekisteriin kerättävät henkilötiedot

Rekisteriin kerätään seuraavia tietoja:

Mikäli olet hyväksynyt evästeiden käytön yritysten verkkosivustoilla tai -palvelussa, edellä mainittujen tietojen lisäksi voimme kerätä verkkosivujemme ja -palvelujemme osalta seuraavaa tietoa:

Tuotevalikoimaamme ja yhtiöömme liittyen voit vierailla myös kolmannen osapuolen (Facebook, Youtube ja Instagram) ylläpitämissä sosiaalisissa verkostoissa rakennetuilla sivustoillamme. Näillä sivustoilla voidaan käyttää alustojen ylläpitäjien evästeitä (cookies), joista rekistereihimme voi kertyä ko. evästeiden avulla kerättäviä tilastotietoja sekä mahdollisesti muita sosiaalisten verkostojen tietosuojaselosteissaan kulloinkin kerättäväksi ilmoittamia tietoja. Kehotamme tutustumaan sosiaalisten verkostojen evästeiden hallintapolitiikkaan kyseisillä sivustoilla.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään tai asiakassopimuksista, kaupparekisteristä, suomalaisen yhtiön ylläpitämästä osoitepalvelurekisteristä tai suomalaisen yhtiön ylläpitämästä luottotietorekisteristä.

Verkkosivustolla tai -palveluissamme sekä kolmannen osapuolen ylläpitämissä sosiaalisissa verkostoissa rakennetuilla sivuillamme tietoja kerätään sivustoilla vierailijoiden liikkeiden mukaan myös evästeiden avulla, mikäli rekisteröity on hyväksynyt evästeiden käytön.

8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät ja luovutukset EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin kerättyjä tietoja käsitellään Eckes-Granini Finland Oy Ab:n tai samaan konserniin kuuluvien yritysten sisällä sekä markkinointipalveluiden osalta käyttäen Suomessa sijaitsevan markkinointiyhtiön palveluita.

Myös verkkosivustolla tai -palveluissamme evästeiden avulla kerättäviä tietoja käsitellään pääsääntöisesti Eckes-Granini Group Gmbh -konsernin sisällä. Verkkosivustolla käytössä oleva Google Analytics kerää tietoja käyttäjästä myös omilla evästeillään. Google Analytics -palvelu ei kuitenkaan pysty yhdistämään keräämäänsä dataa yksittäiseen henkilöön. Kolmannen osapuolen sosiaalisissa verkostoissa ylläpidetyillä sivuillamme (Facebook, Instagram, Youtube) evästeillä kerättävien tietojen luovutuksista ja vastaanottajaryhmistä kerrotaan kyseisillä sivustoilla löytyvistä evästeiden hallintapolitiikoista.

Mikäli ulkopuolisia palveluntarjoajia tai alihankkijoita käytetään, heidän kanssaan on tehty sopimukset siitä, että he käyttävät tietoja ainoastaan Eckes-Granini Finland Oy Ab:n määräämiin käyttötarkoituksiin.

Rekisteriin kerättyjä tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Joissain tapauksissa käyttämämme ulkopuoliset palveluntarjoajat voivat sijaita ja/tai käsitellä keräämiämme henkilötietoja myös Euroopan talousalueen ulkopuolisissa eli niin kutsutuitta kolmansissa maissa. Tällöin varmistamme henkilötietojen kansainvälisten siirtojen oikeudelliset perusteet EU:n mallisopimuslausekkeilla ja riittävillä lisäsuojatoimenpiteillä tai varmistaen muutoin, että EU:n tietosuoja-asetuksen kaikki edellytykset tietojen siirrolle sekä käsittelylle kolmansissa maissa täyttyvät.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä poistaa vanhentuneet, tarpeettomat ja virheelliset henkilötiedot heti saatuaan tästä tiedon. Kunkin asiakastapahtuman kutsuvieraslistat poistetaan viipymättä kunkin asiakastapahtuman järjestämisen jälkeen. Rekisteröidyn perustietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja korkeintaan 3 kuukautta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Verkkosivuilla ja palveluissamme tai kolmannen osapuolen ylläpitämissä sosiaalisissa verkostoissa evästeiden avulla kerättyjen henkilötietojen osalta poistamme henkilötiedot 18 kuukauden kuluessa tietojen keräämisestä, tai verkostojen tietosuojaselosteissa ilmoitetun mukaisesti, mikäli ilmoitettu säilytysaika on lyhyempi 18 kuukautta.

10. Henkilötietojen suojaamista koskevat turvatoimet ja menettelyt

Rekisteriä säilytetään a) sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti teknisin suojakeinoin ja tietosuojamenetelmin, ja / tai b) manuaalisessa muodossa lukitussa tilassa.

Rekisterin käyttöoikeudet on rajattu ja henkilötietoihin pääsy on sallittu ainoastaan nimetyille valtuutetuille henkilöille, joiden tehtävänä on järjestelmän ylläpito ja/tai henkilötietojen käsittely. Henkilötietoja käsittelevät henkilöt on ohjeistettu henkilötietojen käsittelyyn. He ovat salassapitovelvollisuuden alaisia ja he ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen, jossa he ovat sitoutuneet noudattamaan asianmukaista tietoturvaa ja tietosuoja-asetuksen mukaisia periaatteita.

Rekisteritiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja rekisterin käyttöä valvotaan. Ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa on tehty kirjalliset sopimukset, joissa ne ovat sitoutuneet noudattamaan Eckes-Granini Finland Oy Ab:n henkilötietosuojakäytänteitä ja voimassaolevaa lainsäädäntöä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänestä tallennettujen tietojen korjaamista, poistamista tai täydentämistä, mikäli tallennetut tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tässä tietosuojaselosteessa yksilöidyn tietojenkäsittelyn ja keruun tarkoituksen kannalta. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojaan koskevan käsittelyn rajoittamista sekä oikeus pyytää henkilötiedot siirrettäväksi järjestelmästä toiseen. Oikeus pyytää henkilötiedot siirrettäväksi järjestelmästä toiseen kattaa rekisteröidyn oikeuden saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka on siirretty rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, sekä oikeuden siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Rekisteröidyn, joka haluaa käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan, on esitettävä tätä koskeva yksilöity pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla.

12. Suostumuksen peruuttaminen ja käsittelyn vastustaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella suoritettua henkilötietojen käsittelyä. Suostumuksen peruuttaminen tai käsittelyn vastustus ei vaikuta ennen peruuttamista tai vastustusta suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Suostumuksen peruuttamista tai käsittelyn vastustamista koskeva pyyntö on esitettävä sähköpostitse rekisteriasioista vastaavan yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen (tietosuojaselosteen kohta 3).

13. Suoramarkkinoinnin vastustaminen

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojen käyttö asiakasmarkkinointiin. Kielto voidaan tehdä sähköpostitse osoitteeseen nina.linden@eckes-granini.com.

14. Valituksen tekeminen henkilötietojen käsittelystä

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassaolevaa lainsäädäntöä.

15. Muutokset tietosuojaselosteessa

Eckes-Granini Finland Oy Ab kehittää jatkuvasti henkilötietosuojakäytäntöjään muuttuvan lainsäädännön ja uusien tarpeiden myötä. Ajantasainen versio markkinoinnin henkilörekisterin tietosuojaselosteesta ja informointiasiakirjasta löytyy aina verkkosivultamme osoitteesta: www.eckes-granini.fi.